Sito dello studio legale sicuro: le basi da controllare

Un sito dello studio legale sicuro non è un sito blindato come quello di una banca: è un sito tenuto in ordine, aggiornato, con accessi protetti e moduli che non diventano una porta aperta. Per uno studio la sicurezza conta più che per altri, perché dal sito passano messaggi di persone che chiedono aiuto, e perché un sito violato o con l'avviso «non sicuro» fa perdere fiducia prima ancora del primo contatto.

Non serve diventare tecnici. Serve sapere quali sono le basi e chiedere a chi gestisce il sito di confermarle una per una.

Una precisazione: qui parliamo in modo generale di come si tiene in ordine un sito. Non è una consulenza sugli obblighi in materia di protezione dei dati, che vanno valutati con il consulente dello studio.

Il sito dello studio legale sicuro: i segnali da guardare

Alcune cose le puoi controllare tu, dal telefono o dal computer:

1. Il lucchetto accanto all'indirizzo. Indica che la connessione è protetta. Se il browser scrive che il sito «non è sicuro», chi lo visita lo vede e si preoccupa. Va sistemato subito.
2. Gli avvisi strani. Pagine che rimandano altrove, finestre che non hai mai messo, testi in altre lingue comparsi dal nulla: sono segnali di un problema.
3. Il modulo. Mandati un messaggio di prova: arriva? Arriva alla casella giusta?
4. Lo spam. Se dal modulo arrivano molti messaggi senza senso, la protezione non funziona come dovrebbe.
5. Chi può entrare. Sai chi ha le chiavi per modificare il sito? Ex collaboratori o fornitori del passato hanno ancora accesso?

Se uno di questi punti ti lascia un dubbio, è il momento di parlarne con chi gestisce il sito.

Le basi che chi gestisce il sito deve curare

Ci sono poi cose che non vedi, ma che fanno la differenza. Chiedi che siano previste:

• Aggiornamenti regolari. Se il sito è costruito con un sistema che si aggiorna, gli aggiornamenti vanno fatti con costanza: le versioni vecchie sono un punto debole noto.
• Pochi componenti, solo quelli necessari. Ogni aggiunta è una cosa in più da tenere aggiornata.
• Copie di sicurezza, fatte in automatico e conservate in un posto diverso dal sito, con una prova ogni tanto che si possano davvero ripristinare.
• Accessi personali e protetti. Ogni persona ha il suo accesso, con una password robusta e, dove possibile, un secondo passaggio di verifica. Niente password condivise scritte in una email.
• Moduli protetti dallo spam, con controlli semplici che non scoraggino chi scrive davvero.
• Le impostazioni di sicurezza del servizio che ospita il sito, che riducono i rischi più comuni.

Un sito semplice, con poche funzioni, è anche più facile da proteggere. Per uno studio legale è spesso la scelta più sensata.

I messaggi che arrivano dal sito

Il modulo è il punto in cui il sito tocca i dati delle persone. Anche qui conta l'ordine:

• I messaggi devono arrivare a una casella dello studio, protetta, e non a indirizzi personali o di fornitori.
• Chi legge la casella va deciso, e chi lascia lo studio deve perdere l'accesso.
• I messaggi non si conservano per sempre: per quanto tempo tenerli lo dice l'informativa.
• Le email di conferma non devono ripetere il contenuto del messaggio.
• Il modulo chiede il minimo, e invita a non scrivere dettagli del caso.

Chi ospita il sito e chi gestisce l'invio delle email trattano dei dati per conto dello studio. In generale questo rapporto si regola per iscritto, ed è una delle cose da verificare con il consulente.

Cosa fare se qualcosa va storto

Anche un sito curato può avere un problema. Conviene sapere prima cosa fare:

1. Chi chiamare: il nome e il recapito di chi gestisce il sito, scritti in un posto che trovi anche quando il sito non si apre.
2. Dove sono le copie e quanto tempo serve per ripristinarle.
3. Come avvisare, se un problema ha toccato dei dati: in generale ci sono regole e tempi da rispettare, e il consulente dello studio ti dice come muoverti.

Un problema gestito con calma, con le copie pronte, si chiude spesso in poco tempo. Un problema scoperto per caso, senza copie, può costare giorni di lavoro e qualche preoccupazione in più.

Domande frequenti

Il lucchetto basta per dire che il sito è sicuro?

No. Il lucchetto protegge la connessione tra chi visita e il sito, ma non dice niente su aggiornamenti, copie e accessi. È la base, non tutto.

Ogni quanto vanno fatti i controlli?

Aggiornamenti e copie dovrebbero essere regolari e automatici. Un controllo dei punti di questa pagina, fatto da te, ha senso ogni qualche mese e ogni volta che cambia qualcosa nel sito.

Chi è responsabile della sicurezza del sito?

Chi gestisce il sito cura la parte tecnica, ma lo studio resta titolare dei dati che il sito raccoglie. Per questo conviene mettere per iscritto chi fa cosa, e farsi confermare le basi.

Per concludere

Un sito sicuro è un sito semplice, aggiornato e con le chiavi nelle mani giuste. Se vuoi un'idea del costo di un sito per lo studio, pensato per restare in ordine nel tempo, il preventivo istantaneo qui sopra, in tre domande, mostra una cifra indicativa.