Appuntamenti online per studio legale: come impostarli

Gli appuntamenti online per studio legale permettono a chi ha bisogno di un avvocato di fissare un primo colloquio senza dover telefonare negli orari d'ufficio. Chi ha un problema spesso ci pensa la sera, a casa, quando lo studio è chiuso. Se dal sito può chiedere un appuntamento in pochi passaggi, lo fa subito, invece di rimandare.

«Appuntamenti online» può voler dire due cose diverse: prenotare dal sito un incontro in studio, oppure fare il colloquio a distanza, in videochiamata. Spesso servono tutte e due.

Vediamo come impostare le richieste, come presentare i colloqui a distanza e cosa curare per la riservatezza.

Richiesta o calendario: due modi di prenotare

La richiesta di appuntamento. La persona lascia nome, recapito, materia e preferenza di giorno; lo studio la ricontatta e fissa la data. Per uno studio legale è spesso la strada più prudente, perché permette di capire prima a quale avvocato affidare il colloquio e di fare le verifiche preliminari che lo studio ritiene necessarie.

Il calendario con gli orari liberi. La persona vede le fasce disponibili e sceglie da sola. È comodo per chi è già seguito dallo studio, per esempio per un incontro di aggiornamento, o per uno studio con un solo avvocato e un'agenda ordinata.

Molti studi usano la richiesta per i nuovi contatti e il calendario per chi è già cliente. In tutti e due i casi l'agenda dello studio resta una sola: se le prenotazioni dal sito finiscono in un posto e quelle telefoniche in un altro, prima o poi due appuntamenti si sovrappongono.

Qualunque strada scegli, la conferma deve essere chiara. Sullo schermo, subito dopo l'invio: «Abbiamo ricevuto la tua richiesta, ti ricontatteremo per fissare il giorno». Poi, quando l'appuntamento è fissato, un messaggio con data, ora e luogo, e un promemoria il giorno prima con il modo per disdire.

Appuntamenti online per studio legale: il colloquio a distanza

Il colloquio in videochiamata è utile a chi abita lontano, a chi ha difficoltà a spostarsi, a chi lavora negli orari dello studio. Sul sito va spiegato in modo semplice e pratico:

1. Quando è possibile. Per esempio per il primo colloquio o per gli aggiornamenti; per alcuni passaggi lo studio può preferire un incontro in sede.
2. Come si prenota: con la stessa richiesta o con un'opzione da scegliere nel calendario.
3. Come arriva il collegamento, di solito per email, e quando.
4. Cosa serve: un telefono o un computer con videocamera, una connessione stabile, un posto tranquillo dove parlare senza essere ascoltati.
5. Come si mandano i documenti prima del colloquio, se servono, e attraverso quale canale.
6. Cosa fare se il collegamento salta: per esempio, lo studio richiama al telefono.

Il servizio di videochiamata va scelto con attenzione: deve essere affidabile e adatto a conversazioni riservate. Chi lo fornisce tratta dei dati per conto dello studio, e questo rapporto va regolato come quello con gli altri fornitori.

La riservatezza, prima di tutto

Prenotare online non deve voler dire raccontare il caso a un modulo. Qualche attenzione:

• Chiedi il minimo: nome, recapito, materia generica, giorno preferito.
• Avvisa di non scrivere dettagli del caso nei campi liberi: se ne parlerà al colloquio.
• Non chiedere documenti allegati al momento della prenotazione.
• Decidi chi vede le richieste e dove arrivano.
• Manda conferme sobrie: giorno, ora, luogo o modalità del colloquio, senza ripetere la materia o altri dettagli nell'oggetto dell'email.
• Metti la frase sulla privacy accanto al pulsante di invio, con il rimando all'informativa.

Sono accorgimenti semplici, ed è quello che chi scrive a uno studio legale si aspetta.

Pagamenti e costi del colloquio

Alcuni studi chiedono di pagare in anticipo il primo colloquio, soprattutto quando si svolge a distanza. Si può fare dal sito, con pagamenti sicuri, ma è un passo da valutare con attenzione: le condizioni economiche vanno spiegate in modo chiaro prima della prenotazione, e il tono deve restare informativo, senza formule da offerta. Se hai dubbi, chiedi al tuo Ordine.

Nei nostri siti per studi legali la richiesta di primo appuntamento c'è già: il sito completo, da 3 a 7 pagine, va da 900 a 1.100 € una volta. Le consulenze prenotabili e pagabili online rientrano invece nel Sito su misura, con prezzo da definire insieme e manutenzione da 39 € al mese. Sono prezzi indicativi: la cifra esatta arriva nel preventivo.

Domande frequenti

Serve per forza un calendario online?

No. Per molti studi una richiesta ben fatta, con una risposta puntuale, è più che sufficiente. Il calendario ha senso quando gli appuntamenti sono tanti e l'agenda è già ordinata.

Devo offrire per forza il colloquio a distanza?

No. È una possibilità in più, utile a chi abita lontano o ha poco tempo. Se la offri, scrivilo chiaramente sul sito, insieme a come funziona.

Cosa succede se una persona non si presenta?

Scrivi sul sito e nella conferma come si disdice o si sposta un appuntamento, e manda un promemoria il giorno prima. È il modo più semplice per ridurre gli appuntamenti mancati.

Per concludere

Gli appuntamenti online aiutano chi cerca un avvocato a fare il primo passo, anche fuori orario, purché chiedano poco e proteggano la riservatezza. Se vuoi un'idea del costo per il tuo studio, il preventivo istantaneo qui sopra, in tre domande, mostra una cifra indicativa.