Modulo di contatto per studio legale: cosa chiedere

Il modulo di contatto per studio legale è il punto in cui chi ha deciso di farsi sentire scrive davvero. Se è lungo, confuso o chiede troppo, molti rinunciano. Se è troppo vago, ti arrivano messaggi da cui non capisci cosa serve. Va fatto con pochi campi e con molta attenzione alla riservatezza.

Chi scrive a uno studio legale lo fa spesso in un momento delicato. Non vuole compilare venti campi e non sempre vuole raccontare tutto subito. Un modulo ben pensato lo accompagna: gli chiede il minimo, lo rassicura e gli dice cosa succederà.

Ecco quali campi mettere, come proteggere la riservatezza e cosa deve accadere dopo l'invio.

Modulo di contatto per studio legale: quali campi mettere

Il modulo ideale serve a una cosa sola: capire chi sei e come richiamarti. Basta questo:

1. Nome e cognome.
2. Un recapito: telefono o email. Lascia scegliere a chi scrive, e rendi obbligatorio uno dei due.
3. La materia, con un menu: famiglia, lavoro, successioni, contratti e immobili, altro, «non so». Serve a smistare la richiesta all'avvocato giusto.
4. Un messaggio breve, facoltativo, per chi vuole aggiungere due righe.
5. I giorni e gli orari in cui preferisce essere richiamato.
6. La frase sulla privacy, con la casella da spuntare dove serve.

Tutto il resto, all'inizio, è troppo. Non chiedere indirizzo di casa, codice fiscale, documenti o allegati. Non è un modulo di incarico: è un primo contatto. Ogni campo in più è un motivo per non finire il modulo, e ogni dato in più è un dato che poi lo studio deve custodire.

La riservatezza

Chi scrive tende a raccontare più di quanto serva. Meglio dirgli subito cosa non scrivere. Vicino al campo del messaggio metti una frase breve, come: «Per tutelare la tua riservatezza, non inserire qui dettagli del caso o dati sensibili: ne parleremo al primo colloquio».

Altre attenzioni:

• Informativa sulla privacy. Accanto al pulsante di invio, con il rimando al testo completo che spiega come vengono trattati i dati.
• Dove arrivano i messaggi. Decidi a quale casella, e chi la legge. Una casella condivisa da tutti va bene solo se tutti, in studio, possono vederne il contenuto.
• Chi gestisce l'invio. Chi ospita il sito o invia le email tratta, in pratica, dei dati per conto dello studio: è una cosa da regolare, e un fornitore serio te lo dice.
• Conservazione. Decidi per quanto tempo tieni i messaggi che non portano a un incarico, e poi cancellali, come dice l'informativa.
• Email di conferma. Se ne mandi una automatica, non ripetere il contenuto del messaggio: basta dire che è arrivato.

Le regole sulla protezione dei dati si applicano anche a questo modulo. Per i dettagli sul tuo caso, rivolgiti al consulente che si occupa di privacy per lo studio.

Cosa succede dopo l'invio

Il momento dopo il clic è quello che decide se la persona si fida o si agita. Quattro cose da curare:

1. Una conferma sullo schermo. Un messaggio chiaro: «Abbiamo ricevuto la tua richiesta. Ti contatteremo». Indica un tempo di risposta solo se sei sicuro di rispettarlo. Una promessa non mantenuta pesa più del silenzio.
2. Qualcuno che risponde. Decidi chi legge i messaggi ogni giorno e chi risponde. Un modulo con un messaggio che resta fermo per giorni peggiora la situazione.
3. Una prova ogni tanto. Invia tu stesso un messaggio di prova ogni mese. Verifica che arrivi, che finisca nella casella giusta e non tra la posta indesiderata.
4. Controlli contro lo spam. Servono, ma devono essere semplici: un controllo troppo complicato scoraggia chi scrive davvero.

Accanto al modulo, ricordati di chi preferisce chiamare. Telefono, indirizzo e orari in vista, con il numero che si compone con un tocco dal telefono. Il modulo non sostituisce il telefono: gli dà un'alternativa.

Domande frequenti

Meglio il modulo o solo l'email?

Il modulo guida chi scrive e porta messaggi più ordinati. L'email è comoda ma lascia libero chi scrive di raccontare di tutto. Molti studi mettono entrambi: il modulo come strada principale e l'indirizzo email per chi lo preferisce.

Posso chiedere il motivo del contatto?

Solo in forma generale, con un menu di materie. I dettagli sul caso si raccolgono dopo, a voce o al primo colloquio, in un contesto riservato.

Cosa faccio dei messaggi che non portano a un incarico?

Conservali solo per il tempo che hai scritto nell'informativa, poi cancellali. Decidi un tempo e rispettalo: è più semplice di quanto sembri, se lo metti in agenda.

Per concludere

Un buon modulo chiede poco, protegge chi scrive e riceve una risposta puntuale. Se vuoi un'idea del costo di un sito con richiesta di primo appuntamento, il preventivo istantaneo qui sopra, in tre domande, mostra una cifra indicativa.